Quando a tecnologia define processos e comportamentos nas organizações

Quem nunca passou pela experiência de abordar um gerente em sua sala e ser solicitado que volte em um outro momento pois ele está ocupado e ao olhar sua agenda no Outlook não há cinco minutos de espaço livre para agendar uma conversa? Com a tendência de escritórios “Open Space” fica ainda mais fácil enfrentar este tipo de situação.

Diante deste cenário desafiador, as organizações têm adotado um recurso muito simples do Skype for Business (disponível também na versão home) para solucionar este problema, estamos falando do indicador de presença. Veja abaixo algumas práticas muito interessantes que realmente tem transformado as relações entre colaboradores dentro das corporações, independentemente do número de funcionários ou segmento de atuação.

Definição do local
O Skype possui um campo editável logo abaixo do indicador de presença o qual deve ser informado o local onde você se encontra naquele dia, pois isto ajudará outros colaboradores, executivos, clientes e outras pessoas a tomar uma decisão de lhe chamar ou não naquele momento, seja para uma reunião presencial ou mesmo uma conferência. Exemplo: Filial-SP; Visita a cliente; Home Office e etc.

Indicador de presença “disponível”
Use este status quando você desejar informar que está trabalhando, mas a natureza de sua atividade permite que sofra interrupções, seja convidado para uma reunião rápida sem agendamento prévio com quanto que não entre em compromissos estabelecidos no Outlook, responder mensagem de texto ou mesmo ligações no celular.

Indicador de presença “ocupado”
Há uma divergência de entendimento neste ponto, pois muitos colaboradores escolhem este status como padrão, acreditando que sempre se encontram ocupados com sua rotina de trabalho e entendem que status “disponível” significa estar desocupado. 
Você deverá usar este status para informar aos colaboradores e executivos da empresa que a natureza do seu trabalho não lhe permite naquele momento participar de reuniões não agendadas previamente, conferências ou mesmo atender ligações, todavia poderá receber mensagens de texto e respondê-las conforme suas possibilidades, isto lhe ajudará a evitar que pessoas adentrem sua sala lhe solicitando aquele famoso “um minutinho”.

Indicador de presença “não incomodar”
Este indicador não deve ser usado de forma indiscriminada, pois lançar mão deste recurso impedirá que qualquer pessoa faça contato contigo, seja por mensagem de texto, voz ou mesmo conferência. Importante salientar que caso alguém tente fazer contato, embora o usuário receba uma informação que você não pode ser contatado, uma mensagem de texto será enviada para seu e-mail.
Usar este recurso significa que você está em uma situação que não pode ser interrompido em qualquer hipótese, isto certamente impedirá que as pessoas adentrem sua sala, liguem no celular ou tente qualquer outro meio de comunicação e deve ser usado em casos realmente específicos, como apresentações, reuniões presenciais onde se faz necessário estar conectado à internet e outras situações parecidas.

Indicador de presença “ausente”
Assim como o status anterior, este status não deverá ser usado sem uma generosa porção de bom senso, pois ele indica que você se ausentou da mesa ou da sua máquina e retornará de forma muito breve, situações como um café, uma dúvida rápida na mesa de algum outro colaborador e situações deste gênero. Idealmente ele não deve ser usado para reuniões não planejadas, neste caso o mais recomendado seria a criação de uma reunião no Outlook e desta forma seu status será alterada para “em reunião”.

Definir de forma clara as práticas aceitáveis na organização, fundamentando-as no equilíbrio e sensatez, sempre será o melhor caminho, podendo contar com a tecnologia a seu favor será ainda melhor.

Eronides Junior |Soluções Microsoft|

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